Die kontinuierliche Verbesserung oder der kontinuierliche Verbesserungsprozess, kurz KVP (im englischen Continuous Improvement Process), beschreibt Maßnahmen und Methoden, die uns helfen, unsere Prozesse und Produkte permanent weiterzuentwickeln. Dieser Fachartikel gibt einen ersten Einblick in die Thematik und erklärt, wie man mit dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess starten kann.

von:

Thomas Richter

1 Einleitung

Getreu dem Motto „Stillstand ist Rückschritt” sollten wir stets daran interessiert sein, uns, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unsere Arbeitsprozesse und unsere Produkte kontinuierlich weiterzuentwickeln, um unsere Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.

Nur mit gut ausgebildeten Mitarbeitern, die ihre Aufgaben sicher, effizient und effektiv bewältigen, sind wir in der Lage, den Ansprüchen unserer Kunden, intern und extern, zu genügen. Schlanke und auf unsere Bedürfnisse abgestimmte Arbeitsprozesse helfen uns, unsere Ressourcen für die wirklich wichtigen und wertschöpfenden Tätigkeiten einzusetzen und unnötige, nicht wertschöpfende Arbeiten zu identifizieren und zu eliminieren.

Wie schaffen wir es nun, uns permanent weiterzuentwickeln?

2 PDCA

Es gibt verschiedene Methoden, die zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt werden können. Am bekanntesten sollte der PDCA-Loop (Plan, Do, Check, Act) sein, der auch als Deming-Kreis bekannt ist.

Abb. 1: PDCA-Loop

Dabei geht es darum, einen Plan aufzustellen (PLAN), die geplanten Maßnahmen/Aktionen umzusetzen (DO), das Ergebnis zu bewerten (CHECK) und Anpassungen vorzunehmen, um den Prozess immer weiter zu optimieren (ACT).

Dies ist das Grundprinzip bei allen Methoden. Letztendlich geht es immer um die Bewertung einer Situation, das Festlegen und die Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung sowie die anschließende Erfolgskontrolle. Da der PDCA-Loop auch Bestandteil der ISO 9001 ist, die bei den meisten Unternehmen Standard seine sollte, wird in diesem Fachartikel nicht weiter darauf eingegangen.

Integration ins Unternehmen
Stattdessen möchte ich Ideen liefern, wie man den kontinuierlichen Verbesserungsprozess, im Folgenden als KVP abgekürzt, in die Organisation integrieren kann. Es werden Systematiken und Methoden vorgestellt, um die ersten Projekte zu starten und KVP-Ideen umzusetzen. Für weitergehende Informationen stehen dann entsprechende Fachbücher, Seminare sowie diverse Informationsquellen im Internet zur Verfügung.

3 Schrittweise zum Erfolg

3.1 Wie starten?

Einfach machen
Natürlich könnte man erst ein Schulungsprogramm starten und alle Mitarbeiter zum Thema „kontinuierliche Verbesserung” schulen. Man könnte aber auch einfach anfangen!

Häufig verliert man sich in Details und Prozessbeschreibungen, bevor die erste Idee identifiziert und umgesetzt ist. Dabei muss nicht erst ein KVP-Handbuch geschrieben werden, um zu starten. Natürlich wird man im Laufe der Zeit die Randbedingungen klären, einen Prozess beschreiben und das Ganze messbar machen. Doch sollte einen dies nicht davon abhalten, einfach zu starten, die Mitarbeiter zu motivieren und die ersten Schritte zu gehen. Mit der erfolgreichen Umsetzung der ersten KVP-Ideen steigt in der Regel auch das Interesse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an dem Thema und wenn dann noch die „guten Ideen” prämiert werden, steht der erfolgreichen Umsetzung der kontinuierlichen Verbesserung nichts im Wege. Doch wie generiert man nun die ersten Ideen bzw. leitet KVP-Ideen ab?

3.2 Die ersten Schritte

Verschwendung erkennen
Erste Erfolge können häufig durch den Dialog mit den Mitarbeitern erreicht werden. Hier kann man zum Beispiel bei der Begehung der Arbeitsplätze beobachten, welche Wege durch die Mitarbeiter zurückgelegt werden. Wie oft wird ein Teil angefasst? Wie oft wird nach Werkzeugen oder Materialien gesucht? Welche Dokumente werden wann benötigt und sind die für die Mitarbeiter relevanten Informationen in den Dokumenten leicht zu finden? Ist der Arbeitsplatz ergonomisch gestaltet? Und vieles mehr.

Aus dem Gespräch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und durch ihre und unsere Beobachtungen lassen sich die ersten Verbesserungsideen identifizieren, die sich häufig ohne großen Zeit- und Kostenaufwand umsetzen lassen. Damit lässt sich der Prozess starten und die Mitarbeiter werden für das Thema der kontinuierlichen Verbesserung sensibilisiert. Wenn die ersten Schritte gemacht sind, dann geht es mit den nächsten Ideen weiter.

3.3 Identifizieren möglicher Ideen

Kennzahlenanalyse
Als Nächstes geht es darum, weitere Verbesserungsideen zu identifizieren. Hier gibt es verschiedene Ansätze:

•	Analyse von Kennzahlen
•	Vergleich mit Benchmark-Werten
•	internes Brainstorming
•	betriebliches Vorschlagswesen
•	Analyse von Arbeitsprozessen

Bei der Analyse von Kennzahlen geht es darum zu prüfen, ob

•	die gesetzten Ziele erreicht werden,
•	eine Tendenz zu erkennen ist – Verbesserung oder Verschlechterung,
•	mittels korrelierender Kennzahlen eine einheitliche oder gegenläufige Tendenz zu analysieren.

Mit der Kennzahlenanalyse gewinnt man einen ersten Eindruck der eigenen Performance und durch die Analyse zusammenhängender Kennzahlen kann festgestellt werden, ob sich Maßnahmen in die richtige Richtung entwickeln. So sollten sich zum Beispiel bei einer Intensivierung der Arbeitsplanung die Warte- und Leerlaufzeiten der Mitarbeiter/Maschinen reduzieren.

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